Phần 2: Quản lý dự án phần mềm

Câu 1: Tổng quan về quản lý dự án phần mềm : Phổ quản lý, con người,sản phẩm,quy trình,dự án.

Ø  Phổ quản lý

Ø  Con người

Người tham gia dự án gồm:

·        Người quản lý dự án

·        Đội dự án

·        Người tài trợ

·        Khách hàng

·        Lãnh đạo

·        Nhóm chuyên môn

·        Ban quản lý

·        Lãnh đạo hội

Ø  Sản phẩm

·        Khái niệm: Phần mềm gồm:

-         Tập các lệnh (chương trình máy tính) trên máy tính khi được thực hiện sẽ tạo ra các dịch vụ và đem lại những kết quả mong muốn cho người dùng.

-         Các cấu trúc dữ liệu (lưu giữ trên các bộ nhớ) làm cho chương trình  thao tác hiệu quả với các thông tin thích hợp.

-         Các tài liệu để mô tả thao tác, cách sử dụng và bảo trì phần mềm.

·        Vòng đời của sản phẩm:

-         Đặc trưng: Phần mềm được phát triển (hay kĩ nghệ), nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển.

-         Phần mềm không "hỏng đi" nhưng thoái hoá theo thời gian.

-         Phần lớn phần mềm vẫn được xây dựng theo đơn đặt hàng của khách .

-         Sự phức tạp và tính thay đổi luôn là bản chất của phần mềm

-         Ngày nay phần mềm được phát triển theo nhóm.

·      Sản phẩm phần mềm:

-         Là vô hình, do đó là tiến trình không nhìn thấy.

-         Yêu cầu không xác định duy nhất sản phẩm.

-         Các nguyên tắc kỹ nghệ khác sản phẩm thông thường.

-         Tiến trình không chuẩn hóa, nhiều biến thế.

-         Chịu nhiều yếu tố biến động hơn: công nghệ, môi trường, nghiệp vụ và nguồn lực.

·        Các vấn đề của phần mềm:

-         Chi phí liên quan ngày càng tăng

-         Quy mô, độ phức tạp ngày càng lớn

-         Yêu cầu hiệu năng tăng theo sự tăng trưởng của phần cứng và nhu cầu người dùng

-         Phần mềm lớn nhiều người thực hiện vấn đề

-         truyền thông, quản lý trở nên quan trọng

-         Chất lượng

-         Phụ thuộc vào con người. Khủng hoảng nhân sự làm phần mềm

·        Những mô hình phát triển phần mềm

-         Mô hình thác nước

-         Mô hình tiến hóa

-         Mô hình hình thức

-         Mô hình sử dụng lại

Ø  Quy trình: gồm 4 pha:

Ø  Dự án

·        Khái niệm: Dự án là tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể (có thể có chuyên môn khác nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia dự án khác nhau), nhằm đạt được một kết quả như dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.

·        Vòng đời của dự án

·        Các đặc trưng của dự án:

-   Kết quả duy nhất: làm lần đầu hay mới, có bắt đầu và kết thúc

-   Ràng buộc chặt chẽ: giới hạn về thời gian kinh phí, cần phải lựa chọn kĩ các yếu tố

-   Mang tính tạm thời: thực hiện một lần, trong một khoảng thời gian

-   Rủi ro tất yếu: thành công hay thất bại

-   Dễ có xung đột: với dự án khác, với nghiệp vụ

Câu 14:

Mô hình tổ chức dự án phần mềm:

·                                                              Người tham gia dự án – vai trò

-         Người quản lý dự án: Chịu trách nhiệm về kết quả dự án ,thu nhận và bố trí nhân sự, lập kế hoạch dự án, lịch biểu, điều hành, ra quyết định,báo cáo cấp trên.

-         Đội dự án: các thành viện được tập hợp từ nhiều nguồn.Thực hiện công việc dự án được giao, báo cáo, nêu vấn đề cụ thể gặp phải.

-         Người tài trợ: Cá nhân/đơn vị cấp vốn, có quyền tối cao, bổ nhiệm, đặt mục tiêu, ký hợp đồng pháp lý, yêu cầu, nhận báo cáo, ký duyệt thay đổi, đánh giá và quyết định ngừng, cấp vỗn tiếp.

-         Khách hàng: Tổ chức, người được thụ hưởng kết quả dự án, yêu cầu về sản phẩm dịch vụ, hỗ trợ, đánh giá, nghiệm thu sản phẩm, trả tiền về sau.

-         Lãnh đạo: Cá nhân, tập thể là cấp trên người quản lý dự án. Bổ nhiệm người quản lý dự án, phê duyệt dự án(nếu dự án do tổ chức đưa ra), giải quyết vấn đề dự án đề xuất có liên quan.

-         Nhóm chuyên môn: Cá nhân có chuyên môn được huy động. Cung cấp thông tin lập kế hoạch (sản phẩm, ước lượng…). Được giao thực hiện một số nhiệm vụ: thư ký, kỹ thuật, kiểm toán, đảm bảo chất lượng,.. Báo cáo hiện trạng từng mặt dự án.

-         Ban quản lý dự án: Được thành lập để theo dõi 1 hay một số dự án thường gồm trưởng ban, thư ký, thành viên Xét duyệt, giải quyết vấn đề liên quan đến các chỉ đạo của cấp trên đối với dự án, theo dõi tình hình thực hiện dự án, báo cáo Hương dẫn, tư vấn, giải quyết vấn đề liên quan.

-         Lãnh đạo đội: trợ giúp người quản lý dự án thực hiện một mảng công việc, lập kế hoạch chuyên môn trực tiếp, điều hành, tham gia thực hiện công việc, đề xuất giải pháp, báo cáo người quản lý

Câu 15

Tổ chức công việc trong dự án phần mềm:

·        Mục tiêu tổ chức dự án

o   Thiết lập được cơ cấu đội dự án hiệu quả

o   Phân định vai trò và trách nhiệm

o   Thiết lập một quy trình quản trị dự án hữu hiệu

·        Nguyên tắc giao công việc: giao công việc cần rõ ràng

-         Giải thích đầy đủ về xuất phẩm: biết chính xác cần làm gì để tạo ra xuất phẩm và tiêu chuẩn đánh giá nó

-         Nêu rõ công sức cần thiết và thời hạn hoàn thành công việc

-         Các khó khăn, trở ngại có thể gặp và thông tin cần có từ đâu để được tư vấn

-         Khi giao công việc cho cá nhân, cho phép hỏi và thảo luận

Vấn đề thực tế: tự nghiên cứu để “chém gió” theo khả năng.

Câu 16

Một số phương pháp quản lý dự án

Ø  Phương pháp Rational Unified Process (RUP)

Là phương pháp do công ty Phần mềm Rational tạo ra. Trong RUP việc tiếp cận được lặp đi lặp lại, mỗi lần lặp bao gồm một hoặc nhiều các bước phát triển.

Phạm vi sử dụng: RUP có thể sử dụng cho phạm vi khá rộng các dự án, nhưng khá phức tạp nên chủ yếu sử dụng trong các dự án phần mềm lớn.

Ưu điểm:

·        Hiệu quả cao do lặp lại các bước.

·        Thử nghiệm dự án dễ dàng  hơn ngay cả khi chưa thực hiện xong.

·        Việc giải quyết các vấn đề đã gặp phải trước đó dễ dàng hơn.

·        Tiết kiệm thời gian.

Nhược điểm:

·        RUP là một sản phẩm thương mại nên muốn sử dụng phải mua nó.

·        RUP là một phương pháp rất phức tạp vì phải xây dựng quá trình thiết kế phần mềm rất cụ thể nên sẽ rất khó hiểu cho cả người quản lý dự án và các thành viên dự án. Do đó nó không thích hợp cho các dự án nhỏ.

·        Để sử dụng RUP tất cả người tham gia dự án sẽ phải học làm việc với RUP.

Ø  Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống (SSADM)

Phương pháp này đặt ra một quá trình liên tục để phát triển hệ thống. SSADM sử dụng ba kỹ thuật chính:

·        Mô hình dữ liệu logic: đây là quá trình xác định, mô hình hóa và nêu lên các yêu cầu dữ liệu của hệ thống. Mô hình dữ liệu logic bao gồm các thực thể và các dữ liệu liên quan để ghi lại mối quan hệ giữa các thực thể.

·        Mô hình luồng dữ liệu: đây là quá trình xác định quá trình xảy ra đối với dữ liệu của hệ thống.

·        Mô hình thực thể: xác định các sự kiện ảnh hưởng đến từng thực thể và trình tự xảy ra của các sự kiện đó.

Phạm vi sử dụng: được sử dụng cho rất nhiều các dự án nhỏ và trung bình và lớn.

Ưu điểm:

·        Là tiêu chuẩn sẵn có để sử dụng.

·        Chia một dự án thành các modun, các bước nên tạo ra khuôn khổ cho việc mô tả các dự án trong một khoảng thời gian phù hợp.

            Nhược điểm:            

·        Nó có thể làm giảm đi các yêu cầu ban đầu khi phân tích thiết kế hệ thống.

Ø  Phương pháp Extreme Programming (XP)

Để tạo ra một dự án phần mềm sẽ cần rất nhiều lần sửa đổi nên mất rất nhiều thời gian trì hoãn, sửa chữa. XP là phương pháp giảm nguy cơ chậm trễ của dự án. Mục tiêu của phương pháp này là một dự án sẽ được ra một phiên bản đầu tiên, sau đó các phiên bản tiếp theo sẽ được thêm các chức năng, sửa đổi các lỗi. Một dự án sẽ kéo dài trong suốt quá trình sử dụng của ứng dụng được tạo ra, được liên tục sửa chữa và cập nhật. Dự án cũng có thể kết thúc khi khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm và không có yêu cầu thêm nữa. Trong dự án XP, các yêu cầu là không có định trước. Khi bắt đầu dự án, khách hàng sẽ đưa ra các yêu cầu và các thành viên tham gia dự án sẽ tính toán xem yêu cầu là lớn hay nhỏ. Nếu lớn nó có thể được tách ra còn nếu các yêu cầu là nhỏ thì chúng có thể được sát nhập lại. Những yêu cầu sẽ được chia ra thành các phiên bản phát hành và các tính năng sẽ đảm bảo cập nhật cho đến khi khách hàng thỏa mãn.

Phạm vi sử dụng: XP áp dụng rất tốt cho các dự án có yêu cầu ban đầu không rõ ràng, hoặc dễ bị thay đổi.

Ưu điểm:

·        Dự án XP dễ dàng thay đổi, có thể tạo sản phẩm nhanh chóng và do đó có thê tận dụng lợi thế để thăm dò khách hàng.

·        Tiến độ, phương hướng rất rõ ràng nên quản lý dễ dàng.

Nhược điểm:

·        Dự án XP có yêu cầu phải cập nhật liên tục yêu cầu của khách hàng nên đôi khi không thể đảm bảo quá trình sử dụng của khách hàng là liên tục dẫn đến dự án bị ngưng trệ.

Câu 5. Phân tích rủi ro trong các dự án PM

Khái niệm rủi ro: Rủi ro là các sự kiện xảy ra có tính ngẫu nhiên tác động bất lợi cho dự án và sản phẩm.

·        Phân loại rủi ro:

-         Rủi ro dự án: tác động lên lịch trình, nguồn lực

-         Rủi ro sản phẩm: tác động lên chất lượng và hiệu năng sản phẩm

-         Rủi ro nghiệp vụ: tác động đến tổ chức phát triển hay khách hang

Tùy thuộc loại dự án (sản phẩm) mà số lượng và tính chất rủi ro thuộc về loại nào.

·        Quản lý rủi ro là phương tiện để giám sát 1 cách có hệ thống các bất chắc có thể xẩy ra nhằm tăng cường khả năng đáp ứng các yêu cầu của dự án.

·        Quản lý rủi ro đặc biệt quan trọng đối với các dự án phần mềm, và diễn ra liên tục suốt dự án

·        Các hoạt động của quản lý rủi ro:

-         Xác định (nhận diện) các rủi ro

-         Phân tích rủi ro

-         Lập kế hoạch tránh, hạn chế, khắc phục

-         Giám sát và áp dụng giải pháp

·        Tiến trình quản lý rủi ro là quá trình lặp

-         Bước 1: Xác định các rủi ro có thể : xét từng yếu tố liên quan đến rủi ro để phát hiện mọi rủi ro có thể xẩy ra. Phương pháp xác định rủi ro:

+ Dựa trên phân tích yêu cầu

+ Áp dụng nguyên lý Pareto (80-20)

+ Sử dụng công cụ

      4 kỹ thuật để xác định rủi ro:

+ Hỏi những người liên quan

+ Lập danh sách các rủi ro có thể

+ Học từ quá khứ, dự án tương tự

+ Tập trung vào rủi ro lịch biểu và ngân sách

-         Bước 2: Phân tích rủi ro: đánh giá khả năng xuất hiện (thấp, vừa, cao) và mức độ tác động (thường, nghiêm trọng, rất nghiêm trọng). Sắp thứ tự ưu tiên, loại đi rủi ro có thể.

-         Bước 3: Lập kế hoạch đáp ứng gồm:

+ Phân loại, đánh giá, sắp ưu tiên

+ Chọn chiến lược đáp ứng các rủi ro ưu tiên cao

    Một số chiến lược thường sử dụng:

   + Chấp nhận rủi ro: Chọn chiến lựơc này khi xác xuất xảy ra rủi ro và tác động là tối thiểu. Nếu xẩy ra, dễ dàng xử lý

   + Tránh rủi ro: Bỏ đi phần dự án liên quan đến rủi ro, tức là làm thay đổi phạm vi dự án, có thể làm thay đổi phạm vi nghiệp vụ. Ở trường hợp này, sự thay đổi cần được chấp nhận, tất nhiên thu nhập & chi phí thường giảm đi

   + Giám sát và chuẩn bị dự phòng

   + Chuyển giao rủi ro cho người khác: chuyển rủi ro cho người khác như mua bảo hiểm. Có nhiều phương pháp, như ký 1 hợp đồng dịch vụ với giá cố định. Khi đó đã chuyển rủi ro cho thầu phụ. Chuyển giao là 1 lợi thế. Tuy nhiên có thể nảy sinh rủi ro mới, cần tính toán cụ thể. Phần quan trọng trong chiến lược này là ký được hợp đồng hiệu quả và quản lý tốt các nhà thầu phụ

   + Hạn chế rủi ro Hạn chế hay giảm tác động rủi ro bằng các biện pháp đầu tư hay nỗ lực nhiều hơn, bao gồm tất cả những gì mà đội dự án có thể làm để vượt qua được rủi ro từ môi trường của dự án.

-         Bước 4: Kiểm soát rủi ro gồm:

+ Thu thông tin (qua nhật ký rủi ro), đánh giá khả năng thực tế xẩy ra của rủi ro cũ, mới.

+ Đánh giá lại mức tác động, sắp hạng.

+ Chuẩn bị kế hoạch đáp ứng rủi ro mới, kiểm tra dữ trữ quản lý hiện có

+ Thảo luận các rủi ro chính, quan trọng để đi đến áp dụng giải pháp nếu cần thiết

+ Loại bỏ rủi ro đã qua hay có độ ưu tiên thấp

+ Lặp lại các hoạt động của tiến trình ở mỗi mốc lớn hoặc sau từ 6-9 tuần, hoặc ở đầu một pha mới

Câu 18. Lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện dự án : Các bước và kỹ thuật tiêu biểu. Khái niệm WBS

Ø  Lập kế hoạch:

·        Khái niệm: Kế hoạch là bản dự kiến công việc cần làm (cái gì), thứ tự thực hiện (tiến trình), thời gian (khi nào, bao lâu), phương tiện dùng (cái gì, bao nhiêu), người làm (ai), sản phẩm ra (cái gì), và tiêu chí đánh giá (chất lượng).

·        Các kế hoạch chính của dự án:

-         Kế hoạch công việc: mô tả công việc và lịch biểu thực hiện cho sản phẩm dự án

-         Kế hoạch quản lý rủi ro: xác định các rủi ro và các giải pháp

-         Kế hoạch chất lượng: mô tả thủ tục & các chuẩn chất lượng được áp dụng

-         Kế hoạch quản lý cấu hình: mô tả cấu hình, thủ tục và tiến trình

-         Kế hoạch ngân sách: chỉ ra lượng ngân sách cần theo thời gian và các nguồn huy động

-         Kế hoạch nguồn lực: mô tả số lượng, kỹ năng, kinh nghiệm của thành viên dự án cần và giải pháp

·        Tiến trình lập kế hoạch

Ø  Khái niệm WBS

Là bảng phân rã công việc, cấu trúc gồm:

+ Các công việc

+ Mối liên hệ (trước-sau) giữa các công việc

+ Thời gian thực hiên

+ Nguồn lực cần thực hiện công việc

-         Tiến trình xác định bảng công việc

-         Các bước xây dựng bảng công việc:

+ Bước 1: Viết ra sản phẩm chung nhất (sản phẩm của hệ con - lấy từ bản dự án cơ sở)

+ Bước 2: Tạo danh sách các sản phẩm chi tiết ở các mức thấp hơn (khoảng 2,3 mức)

+ Bước 3: Tạo danh sách các công việc thực hiện sản phẩm ở mức thấp nhất, phân rã các công việc để được các công việc mức thấp hơn đến mức đạt yêu cầu

+ Bước 4: Đánh mã số cho mỗi công việc, nhóm lại

+ Bước 5: Xét duyệt lại bảng công việc

Câu 19. Construct Project Planning Diagram(CPM) Bản chất,áp dụng,đánh giá

CPM – Critical Path Method

 CPM là kỹ thuật phân tích dùng để ước lượng thời gian tổng thể của dự án.

Đường dẫn tới hạn của dự án là dãy các hoạt động xác định thời gian sớm nhất có thể hoàn tất dự án.

 Đường dẫn tới hạn là đường dẫn  dài nhất trong biểu đồ mạng và có lượng thời gian slack bé nhất.

 Phân tích đường dẫn tới hạn:

            . Hiểu biết về đường dẫn tới hạn giúp cân đối được lịch biểu.

            . Free slack hay free float : Lượng thời gian mà một hoạt động có thể bị trễ mà không làm trễ thời gian bắt đầu của các hoạt động ngay sau nó.

            . Total slack hay total float : Lượng thời gian mà một hoạt động có thể bị trễ mà không làm trễ ngày kết thúc dự án.

            . Duyệt xuôi trong biểu đồ mạng : xác định ngày bắt đầu sớm và ngày kết thúc.

            . Duyệt ngược trong biểu đồ mạng : Xác định ngày bắt bắt đầu trễ và ngày kết thúc .

 Kỹ thuật rút ngắn lịch biểu:

            . Rút ngắn thời gian các công việc tới hạn bằng cách bổ sung tài nguyên hoặc thay đổi phạm vi.

            . Crashing: rút ngắn lịch biểu nhiều nhất với chi phí gia tăng bé nhất.

            . Fast tracking: thực hiện song song hoặc chồng lên nhau.

Trong tiếng Việt, cụm từ này thường được dịch là "Đường găng" và hay đi với sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique). Một dự án có thể có nhiều công việc, mỗi công việc phải hoàn thành trong một thời gian nhất định. Trong dự án, sẽ phải có một số mốc (milestone) mà bất cứ công việc nào cũng phải bắt đầu từ một mốc và kết thúc ở một mốc. Một số công việc có sự phụ thuộc nhau về thời gian, công việc này chỉ có thể khởi động khi công việc kia hoàn thành. Trong trường hợp đó, sẽ có một mốc chung là kết thúc của việc này đồng thời là khởi động việc kia. Luôn luôn có hai mốc là nút bắt đầu và kết thúc dự án Sơ đồ PERT là đồ thị có hướng mà mỗi mốc là một nút còn các cạnh là các công việc. Hướng của các cạnh luôn đi từ mốc (nút) bắt đầu công việc đến mốc (nút) kết thúc công việc. Đường găng (critical path) là đường đi dài nhất tính theo tổng thời gian cần thực hiện của các công việc trên đường đi từ nút bắt đầu dự án cho đến nút kết thúc dự án. Ý nghĩa của đường găng là bất kỳ việc thực hiện trễ một công việc trên đường găng đều dẫn tới tiến độ của dự án bị chậm. Còn ở các đường không phải đường găng thì tiến độ không cần chặt, có thể xê dịch ở một mức độ nào đó mà vẫn không làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Vì thế đường găng được dùng như một phương pháp (kỹ thuật) quản trị dự án, xem những việc nào cần đảm bảo đúng tiến độ

Phương pháp CPM thực hiện theo quy trình sau :

1.  Lập sơ đồ mạng.

2.  Tính đường tới hạn.

3.  Tính chi phí rút ngắn trên 1 tuần (1 đơn vị thời gian) cho mọi công việc của mạng.

4.  Chọn công việc trên đường tới hạn với chi phí rút ngắn nhỏ nhất. Rút ngắn tối đa công

việc này.

5.  Kiểm tra để chắc chắn đường tới hạn rút ngắn vẫn còn là đường tới hạn. Nếu đường tới hạn vẫn còn là đường dài nhất qua mạng. Trở lại bước 5. Nếu không tìm đường tới hạn mới và quay lại bước 5.

Câu 20.

Ø  Biểu đồ PERT: kỹ thuật ước ượng thời gian

t(cv)(EST) = (MO +4ML +MP)/6

Trong đó:     MO: ước lượng lạc quan

                        ML: ước lượng bình thường

                     MP: ước lượng bi quan

Thời gian thực hiện công việc phụ thuộc trình độ, kỹ năng của người thực hiện, vào dự án và môi trừờng triển khai. Các dữ liệu sau đây giúp điều chỉnh thời gian thời gian thực hiện công việc:

Công sức & thời gian còn phụ thuộc số năm kinh nghiệm:

-         Ưu điểm của PERT:

+ Tính đến nhiều yếu tố

+ Lấy ý kiến nhiều người

+ Có thể tin cây

-         Hạn chế:

+ Mất thời gian (đặc biệt khi tranh luận về từng ước lượng)

+ Chưa thể tin cậy hoàn toàn

Câu 20.

Ø  Biểu đồ GANTT:

·        lịch trình dự án

·        Thời gian ước lượng & thực tế

-         Thời gian ước lượng dự án bằng độ dài đường găng Thời gian thực tế thường kéo dài hơn thời gian ước lượng từ 25% đến 40%.

-         Lý do:

+ Có công việc không ước lượng tốt

+ Một số công việc phải làm lại

+ Người phát triển tham gia đồng thời nhiều công việc

Câu 10. Quản lý cấu hình phần mềm

·        Khái niệm cấu hình phần mềm:Các phần cấu thành thành phần phần mềm được tạo ra trong quá trình kỹ nghệ là những chế tác (artifact) được tập hợp lại trong một cái tên chung gọi là cấu hình phần mềm.

·        Quản lý cấu hình giống như quản lý thay đổi nhưng tập trung vào kiểm sóat tài liệu và các xuất phẩm khác của dự án. Nó là bao trùm quản lý thay đổi. Mọi sự rà soát hay cập nhật các thành phần sản phẩm đều được kiểm soát chính thức của tiến trình quản lý cấu hình.

·        Nhiệm vụ quản lý cấu hình

-         Xác định cấu hình

-         Kiểm soát phiên bản

-         Kiểm soát thay đổi

-         Kiểm toán cấu hình

-         Báo cáo thay đổi

·        Mọi cuộc thảo luận về quản lý cấu hình phần mềm cần đưa ra các câu hỏi:

-         Làm thế nào để xác định và quản lý được nhiều version phần mềm để có thể thay đổi nó một cách hiệu quả?

-         Làm thế nào để kiểm soát được các thay đổi phần mềm trước và sau khi phân phát cho khách hàng?

-         Ai chịu trách nhiệm việc chấp thuận và đặt thứ tự ưu tiên các thay đổi ?

-         Làm thế nào có thể bảo đảm rằng việc đổi thay đã được thực hiện đúng?

-         Dùng cơ chế nào để đánh giá các thay đổi khác?

Câu 23. Nguyên lý W5HH của Boehm

Barry Boehm đưa ra 7 nguyên tắc sau đây để làm đơn giản bớt độ phức tạp của dự án, đồng thời tập trung nguồn lực cho các hoạt động cần thiết nhất

- “Why is the system being developed?”: Câu hỏi này giúp cho người quản lý dự án xác định chính xác mục đích của dự án trong suốt quá trình thực hiện

- “What will be done?”: Xác định chính xác những gì thật sự cần thiết phải làm để tránh lãng phí nguồn lực của dự án

- “By when?”: Các công việc của dự án cần phải được sắp xếp vào một kế hoạch thực hiện có trình tự, để bảo đảm rằng khi bắt đầu thực hiện bất kỳ công việc gì thì tất cả mọi thứ cần thiết cho công việc đều đã có sẵn đã được chuẩn bị xong. Ngoài ra, mỗi công việc đều góp phần tạo ra chuyển giao của dự án, và các chuyển giao này đều có thời hạn do đó tất cả các công việc đều phải có thời gian hoàn thành.

- “Who is responsible for a function?”: mỗi công việc đều cần có người chịu trách nhiệm.

- “Where are they organizationlly located?”: mỗi một kết quả của công việc đều cần phải xác định nơi nào sẽ tiếp nhận.

- “How will the job be done technically and manegerially?”: Ngoài khả năng chuyên môn, tính chất quản lý được cũng là yếu tố quyết định sự thành công của công việc.

- “How much of each resource is needed?”: Mỗi công việc đều cần có một mức độ nguồn lực nhất định để tạo ra kết quả có chất lượng như mong muốn.