KẾ TOÁN là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế cho những người ra quyết định.

Qúa trình kế toán được mô tả như sau: Các sự kiện hay giao dịch -> Phân tích và ghi chép -> Các báo cáo tài chính -> Những người sử dụng

Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.

Kế toán gồm hai bộ phận: Kế toán quản trị và kế toán tài chính.

Kế toán tài chính tập trung vào các nhu cầu cụ thể của những người bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như các cổ đông, nhà cung cấp hàng hóa, ngân hàng cho vay và các cơ quan quản lý nhà nước.

Kế toán quản trị chỉ nhằm để phục vụ cho những người ra quyết định bên trong công ty, như các nhà quản trị cấp cao, các phòng ban, hiệu trưởng hay trưởng khoa các trường đại học, ban giám đốc bệnh viện và các cấp quản lý trong nội bộ tổ chức.

Chức năng của hệ thống kế toán

Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.

Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng.

Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định.

Ngoài ra, quá trình kế toán còn bao gồm các thao tác như việc truyền đạt thông tin đến những đối tượng quan tâm và giải thích các thông tin kế toán cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt.

Lưu ý: Thuật ngữ "nghiệp vụ" chỉ một hành động đã hoàn thành chứ không phải một hành động dự kiến hoặc có thể xảy ra trong tương lai.

Phân loại kế toán trong doanh nghiệp

Theo cách thức ghi chép:

Kế toán đơn

Kế toán kép

Theo phần hành:

Kế toán tài sản cố định

Kế toán vật liệu

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán thanh toán

Kế toán chi phí và giá thành

Kế toán bán hàng

...

Theo chức năng cung cấp thông tin (đây là cách phân loại được sử dụng rộng rãi, phổ biến bởi vì mục đích của kế toán là cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm, mà có rất nhiều đối tượng mỗi đối tượng lại quan tâm đến doanh nghiệp với một mục tiêu khác nhau):

Kế toán tài chính

Kế toán quản trị

Kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng ngoài doanh nghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm.

Kế toán quản trị là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người trong nội bộ doanh nghiệp sử dụng, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hành công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sách lược kinh doanh.

Để phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị, có thể dựa vào những đặc điểm cơ bản sau:

Tiêu thức phân biệtKế toán tài chínhKế toán quản trịĐặc điểm của thông tin

Phải khách quan và có thể thẩm tra

Thông tin thích hợp và linh hoạt phù hợp với vấn đề cần giải quyết

Thước đo sử dụng

Chủ yếu là thước đo giá trị

Cả giá trị và hiện vật, thời gian lao động

Các nguyên tắc sử dụng trong việc lập báo cáo

Phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đã được thừa nhận, mang tính bắt buộc

Doanh nghiệp tự xây dựng, tự triển khai, có tính linh hoạt, không mang tính pháp lệnh

Người sử dụng thông tin

Các thành phần bên ngoài doanh nghiệp như các tổ chức tín dụng; đối thủ cạnh tranh; nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, người đầu tư tài chính; người lao động v.v...

Các thành phần bên trong công ty: Giám đốc, quản lý hội đồng quản trị, các giám sát viên, quản đốc.

Các báo cáo kế toán chủ yếu

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Thuyết minh báo cáo tài chính

Các báo cáo cung cấp, dự trữ vật tư, hàng hóa...

Các báo cáo về quá trình sản xuất (tiến độ, chi phí, kết quả)

Các báo cáo về bán hàng (Chi phí giá vốn, doanh thu)...

Kỳ báo cáo

tháng, quý, năm

ngày, tuần, tháng, quý, năm

Phạm vi thông tin

Toàn doanh nghiệp

Gắn với các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp

Trọng tâm thông tin

Chính xác, khách quan, tổng thể

Kịp thời, thích hợp, linh động, ít chú ý đến độ chính xác.

Đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán. Một thực thể kế toán là bất kỳ một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế. Mỗi cá nhân có thể là một thực thể kế toán. Một đơn vị bất kể được tổ chức như một doanh nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán. Các cơ quan của Nhà nước cũng như tất cả các câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán.

Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân.

Thông tin kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp.

Thông tin kế toán có những tính chất:

Là thông tin kế toán tài chính

Là thông tin hiện thực, đã xảy ra

Là thông tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ

Là thông tin có giá trị pháp lý

Việc lập và lưu hành báo cáo kế toán là giai đoạn cung cấp thông tin và truyền tin đến người ra quyết định.

Người sử dụng thông tin kế toán

Các nhà quản trị, người sở hữu và người trong nội bộ doanh nghiệp, những người ngoài doanh nghiệp là những người có thể dùng thông tin kế toán. Hệ thống kế toán phải cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp cũng như cho những người ngoài doanh nghiệp quan tâm đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Mỗi người sử dụng yêu cầu loại thông tin nào tuỳ thuộc vào các loại quyết định mà người đó cần đưa ra. Mục tiêu cuối cùng của kế toán là sử dụng những thông tin kế toán, phân tích và giải thích chúng.

Để sử dụng có kết quả các thông tin kế toán, người sử dụng phải hiểu được các số liệu kế toán và biết phối kết hợp các số liệu đó và ý nghĩa của chúng.

Một người ra quyết định nào đó thiếu hiểu biết về kế toán có thể không thấy được rằng sử dụng các thông tin kế toán là căn cứ ước tính nhiều hơn là vào các số liệu đo lường cẩn thận, chính xác.

Ngày nay, trong thời đại CNTT phát triển, thay vì làm kế toán tay, đã có rất nhiều phần mềm kế toán (Phần mềm kế toán Simba Accounting, Asia Enterprise, 1C:KẾ TOÁN 8, Misa, Fast, Bravo,Bit Accounting,Tony...) tự động hóa các công tác kế toán của doanh nghiệp, hệ thống tự động hóa thông tin liên tục sẽ giúp ban lãnh đạo nắm bắt được thông tin kinh doanh để có thể đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một bảng tổng hợp số dư đầu và cuối của 1 kỳ kế toán của các loại tài khoản: tài sản gồm tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn, nguồn vốn gồm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Nó được sử dụng để kiểm tra, đánh giá sự chính xác của việc định khoản, ghi chép số liệu, và tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn. Có 2 dạng bảng cân đối kế toán: Bảng có kết cấu dọc và bảng có kết cấu ngang. Với bảng cân đối có kết cấu dọc thì ta sẽ dễ dàng so sanh số liệu của cuối kỳ và đầu kỳ, nhưng lại gặp khó khăn trong việc mở khoản mới. Với bảng có kết cấu ngang ta có thể thấy được rõ mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn, nhưng lại gặp khó khăn trong việc so sánh sự biến động của từng tài khoản cấp 1.

Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam 

Ban hành theo: Quyết định 15/QĐ-BTC, Thông tư 20/TT-BTC, Thông tư 21/TT-BTC ngày 2003/2006 của Bộ Tài Chính

Số TTTK Cấp 1TK Cấp 2Tên tài khoảnGhi chú 

Tài khoản loại 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN

01

111

Tiền mặt

1111

Tiền Việt Nam

1112

Ngoại tệ

1113

Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

02

112

Tiền gửi ngân hàng

Chi tiết theo từng ngân hàng

1121

Tiền Việt Nam

1122

Ngoại tệ

1123

Vàng bạc đá quý

03

113

Tiền đang chuyển

1131

Tiền Việt Nam

1132

Ngoại tệ

04

121

Đầu tư chứng khoan ngắn hạn

1211

Cổ phiếu

1212

Trái phiếu, tín phiếu

05

128

Đầu tư ngắn hạn khác

1281

Tiền gởi có kỳ hạn

1288

Đầu tư ngắn hạn khác

06

129

Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn khác

07

131

Phải thu khách hàng

Chi tiết theo đối tượng

08

133

Thuế GTGT được khấu trừ

1331

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

1332

Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

09

136

Phải thu nội bộ

1361

Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc

1368

Phải thu nội bộ khác

10

138

Phải thu khác

1381

Tài sản thiếu chờ xử lý

1385

Phải thu về cổ phần hóa

1388

Phải thu khác

11

139

Dự phòng phải thu khó đòi

12

141

Tạm ứng

Chi tiết theo đối tượng

13

142

Chi phí trả trước ngắn hạn

14

144

Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

15

151

Hàng mua đang đi đường

16

152

Nguyên liệu, vật liệu

Chi tiết theo yêu cầu quản lý

17

153

Công cụ, dụng cụ

18

154

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

19

155

Thành phẩm

20

156

Hàng hóa

1561

Giá mua hàng hóa

1562

Chi phí thu mua hàng hóa

1567

Hàng hóa bất động sản

21

157

Hàng gởi đi bán

22

158

Hàng hóa kho bảo thuế

Đơn vị có XNK được lập kho bảo thuế

23

159

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

24

161

Chi sự nghiệp

1611

Chi sự nghiệp năm trước

1612

Chi sự nghiệp năm nay

Tài khoản loại 2: TÀI SẢN DÀI HẠN

25

211

Tài sản cố định hữu hình

2111

Nhà cửa, vật kiến trúc

2112

Máy móc, thiết bị

2113

Phương tiện vận tải, truyền dẫn

2114

Thiết bị, dụng cụ quản lý

2115

Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm

2118

Tài sản cố định khác

26

212

Tài sản cố định thuê tài chính

27

213

Tài sản cố định vô hình

2131

Quyền sử dụng đất

2132

Quyền phát hành

2133

Bản quyền, bằng sáng chế

2134

Nhãn hiệu hàng hóa

2135

Phần mềm máy vi tính

2136

Giấy phép và giấy phép nhượng quyền

2138

Tài sản cố định vô hình khác

28

214

Hao mòn tài sản cố định

2141

Hao mòn tài sản cố định hữu hình

2142

Hao mòn tài sản cố định thuê tài chính

2143

Hao mòn tài sản cố định vô hình

2147

Hao mòn bất động sản đầu tư

29

217

Bất động sản đầu tư

30

221

Đầu tư vào công ty con

31

222

Góp vốn liên doanh

32

223

Đầu tư vào công ty liên kết

33

228

Đầu tư dài hạn khác

2281

Cổ phiếu

2282

Trái phiếu

2288

Đầu tư dài hạn khác

34

229

Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn

35

241

Xây dựng cơ bản dở dang

2411

Mua sắm tài sản cố định

2412

Xây dựng cơ bản

2413

Sửa chữa lớn tài sản cố định

36

242

Chi phí trả trước dài hạn

37

243

Tài sản thuế thu nhập hoãn lại

38

244

Ký quỹ, ký cược dài hạn

Tài khoản loại 3: NỢ PHẢI TRẢ

39

311

Vay ngắn hạn

40

315

Nợ dài hạn đến hạn trả

41

331

Phải trả cho người bán

Chi tiết theo đối tượng

42

333

Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

3331

Thuế GTGT phải nộp

33311

Thuế GTGT đầu ra

33312

Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3332

Thuế tiêu thụ đặc biệt

3333

Thuế xuất nhập khẩu

3334

Thuế thu nhập doanh nghiệp

3335

Thuế thu nhập các nhân

3336

Thuế tài nguyên

3337

Thuế nhà đất, tiền thuê đất

3338

Các loại thuế khác

3339

Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

43

334

Phải trả người lao động

3341

Phải trả công nhân viên

3348

Phải trả người lao động khác

44

335

Chi phí phải trả

45

336

Phải trả nội bộ

46

337

Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

DN xây lắp có thanh toán theo tiến độ kế hoạch

47

338

Phải trả, phải nộp khác

3381

Tài sản thừa chờ xử lý

3382

Kinh phí công đoàn

3383

Bảo hiểm xã hội

3384

Bảo hiểm y tế

3385

Phải trả cổ phần hóa

3386

Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn

3387

Doanh thu chưa thực hiện

3388

Phải trả, phải nộp khác

48

341

Vay dài hạn

49

342

Nợ dài hạn

50

343

Trái phiếu phát hành

3431

Mệnh giá trái phiếu

3432

Chiết khấu trái phiếu

3433

Phụ trội trái phiếu

51

344

Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn

52

347

Thuế thu nhập hoãn lại phải trả

53

351

Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

54

352

Dự phòng phải trả

Tài khoản loại 4: VỐN CHỦ SỞ HỮU

55

411

Nguồn vốn kinh doanh

4111

Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4112

Thặng dư vốn cổ phần

Công ty cổ phần

4118

Vốn khác

56

412

Chênh lệch đánh giá lại tài sản

57

413

Chênh lệch tỷ giá hối đoái

4131

Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính

4132

Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản

58

414

Quỹ đầu tư phát triển

59

415

Quỹ dự phòng tài chính

60

418

Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

61

419

Cổ phiếu quỹ

Công ty cổ phần

62

421

Lợi nhuận chưa phân phối

4211

Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

4212

Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

63

353

Quỹ khen thưởng, phúc lợi

3531

Quỹ khen thưởng

3532

Quỹ phúc lợi

3533

Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

64

441

Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

Áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước

65

461

Nguồn kinh phí sự nghiệp

Dùng cho công ty, tổng công ty có nguồn kinh phí

4611

Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước

4612

Nguồn kinh phí sự nhgiệp năm nay

66

466

Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Tài khoản loại 5: DOANH THU

67

511

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Chi tiết theo yêu cầu quản lý

5111

Doanh thu bán hàng hóa

5112

Doanh thu bán các thành phẩm

5113

Doanh thu cung cấp dịch vụ

5114

Doanh thu trợ cấp, trợ giá

5117

Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

68

512

Doanh thu nội bộ

Áp dụng khi có bán hàng nội bộ

5121

Doanh thu bán hàng hóa

5122

Doanh thu bán các thành phẩm

5123

Doanh thu cung cấp dịch vụ

69

515

Doanh thu hoạt động tài chính

70

521

Chiết khấu thương mại

71

531

Hàng bán bị trả lại

72

532

Giảm giá hàng bán

Tài khoản loại 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH

73

611

Mua hàng

Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ

6111

Mua nguyên liệu, vật liệu

6112

Mua hàng hóa

74

621

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

75

622

Chi phí nhân công trực tiêp

76

623

Chi phí sử dụng máy thi công

Áp dụng cho đơn vị xây lắp

6231

Chi phí nhân công

6232

Chi phí vật liệu

6233

Chi phí dụng cụ sản xuất

6234

Chi phí khấu hao máy thi công

6237

Chi phí dịch vụ mua ngoài

6238

Chi phí bằng tiền khác

77

627

Chi phí sản xuất chung

6271

Chi phí nhân viên phân xưởng

6272

Chi phí vật liệu

6273

Chi phí dụng cụ sản xuất

6274

Chi phí khấu hao TSCĐ

6277

Chi phí dịch vụ mua ngoài

6278

Chi phí bằng tiền khác

78

631

Giá thành sản xuất

Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ

79

632

Giá vốn hàng bán

80

635

Chi phí tài chính

81

641

Chi phí bán hàng

6411

Chi phí nhân viên

6412

Chi phí vật liệu, bao bì

6413

Chi phí dụng cụ, đồ dùng

6414

Chi phí khấu hao TSCĐ

6415

Chi phí bảo hành

6417

Chi phí dịch vụ mua ngoài

6418

Chi phí bằng tiền khác

82

642

Chi phí quản lý doanh nghiệp

6421

Chi phí nhân viên quản lý

6422

Chi phí vật liệu quản lý

6423

Chi phí đồ dùng văn phòng

6424

Chi phí khấu hao TSCĐ

6425

Thuế, phí và lệ phí

6426

Chi phí dự phòng

6427

Chi phí dịch vụ mua ngoài

6428

Chi phí bằng tiền khác

Tài khoản loại 7: THU NHẬP KHÁC

83

711

Thu hập khác

Chi tiết theo hoạt động

Tài khoản loại 8: CHI PHÍ KHÁC

84

811

Chi phí khác

Chi tiết theo hoạt động

85

821

Chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp

8211

Chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp hiện hành

8212

Chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp hoãn lại

Tài khoản loại 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

86

911

Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản loại 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

001

Tài sản thuê ngoài

002

Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, gia công

Chi tiết theo yêu cầu quản lý

003

Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gởi, ký cược

004

Nợ khó đòi đã xử lý

007

Ngoại tệ các loại

008

Dự toán chi sự nghiệp, dự án