Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Hoàng Hiệp được thành lập từ năm 2001, có trụ sở chính tại Tổ 9, đường Hoàng Công Chất, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội (Công ty Hoàng Hiệp). Công ty Hoàng Hiệp có mức vốn Điều lệ là 59 tỷ đồng. Các cổ đông sở hữu số cổ phần phổ thông trong Công ty như sau:
- Bà Đỗ Thị Nhung sở hữu cổ phần tương ứng với 30% vốn Điều lệ;
- Ông Nguyễn Duy Hoàng sở hữu cổ phần tương ứng với 10% vốn Điều lệ;
- Ông Nguyễn Duy Hiệp sở hữu cổ phần tương ứng với 60% vốn Điều lệ;
Các nhà đầu tư là ông Nguyễn Tuấn, bà Nguyễn Thị Mai và ông Vũ Dũng dự định nhận chuyển nhượng toàn bộ số cổ pahàn của các cổ đông trong Công ty Hoàng Hiệp; tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Để đảm bảo giá trị hiệu lực của giao dịch chuyển nhượng cổ phần cũng như hiện thực hóa những mong muốn nêu trên, ông Tuấn, ông Dũng và bà Mai đã đề nghị Luật sư tư vấn các vấn đề pháp lý có liên quan. Những thông tin nêu trên đã được gửi bằng thư điện tử cho Luật sư.
Câu hỏi 1 Anh/chị hãy trình bày và nêu ý nghĩa của các công việc luật sư cần thực hiện trong quá trình nghiên cứu hồ sơ để tư vấn pháp luật cho khách hàng?
Các công việc cần thực hiện trong quá trình nghiên cứu hồ sơ:
- Đọc, hiểu yêu cầu của khách hàng ghi nhận trong Hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc yêu cầu ban đầu của khách hàng để có định hướng nghiên cứu hồ sơ.
- Đọc sơ bộ, đọc lướt toàn bộ tài liệu được cung cấp (mục đích nhằm xác định xem hồ sơ có bao nhiêu văn bản, tài liệu, mỗi văn bản, tài liệu có những nội dung chính gì, tỉnh liên quan, tầm quan trọng đối với các yêu cầu tư vấn của khách hàng). Đọc sơ bộ thường tập trung vào việc đọc tên, tiêu đề của tài liệu; trích yếu của tài liệu hoặc phần dẫn nhập của tài liệu; mục lục; chủ thể kỷ và việc đóng dấu vào tài liệu.
- Sắp xếp hồ sơ tải liệu (mục đích nhằm quản lý các tài liệu có trong hồ sơ một cách khoa học và thuận tiện cho việc sử dụng về sau);
- Đọc chi tiết hồ sơ (mục đích nhằm thu thập các dữ kiện cần thiết làm cơ sở cho việc tư vấn). Đọc chi tiết cần có định hướng và chọn lựa loại tài liệu cần ưu tiên đọc trước. Yêu cầu tư vấn của khách hàng thường là loại tài liệu được ưu tiên đọc trước với ý nghĩa như một kim chỉ nam để xác định các loại tài liệu khác có liên quan và cần thiết đọc để có thể tư vấn được cho khách hàng.
- Tóm lược vụ việc (thường áp dụng đối với các vụ việc phức tạp có nhiều mốc thời gian, nhiều tình tiết và vấn đề pháp lý. Việc làm này giúp luật sư một lần nữa nắm bắt được vụ việc một cách toàn diện nhất và sẽ hữu ích trong trường hợp làm việc nhóm giúp các luật sư khác tiết kiệm thời gian đọc toàn bộ hồ sơ tài liệu.)
- Phân tích vụ việc (đây là quá trình luật sư đặt ra các câu hỏi và tự trả lời trên cơ sở các thông tin, tài liệu đã có để làm rõ các sự kiện của vụ việc).
- Xác định câu hỏi pháp lý: Mục đích của việc xác định câu hỏi pháp lý năm tìm đúng quy định pháp luật áp dụng vào vụ, việc của khách hàng. Mỗi câu hỏi pháp lý chứa đụng ba thành tố: một hay nhiều sự kiện mấu chốt; vấn đề pháp lý; điều luật áp dụng.
Tình huống bổ sung
Hiện nay, Công ty Hoàng Hiệp đang sở hữu hệ thống 11 siêu thị điện máy và 06 các cửa hàng bán lẻ trên cả nước các loại máy móc, thiết bị vật liệu điện, tổ máy phát điện, máy phát điện, động cơ điện, máy chế biến, đồ điện tử, điện lạnh, máy, thiết bị phục vụ văn phòng, gia đình, khu công nghiệp. Bên cạnh đó, Công ty Hoàng Hiệp còn đang tham gia san lấp mặt bằng, xử lý nền móng công trình và xây dựng cơ sở hạ tầng cho một số dự án của các công ty có vốn đầu tư nước ngoài của Mỹ và Nhật Bản tại Việt Nam. Tổng giá trị của số cổ phần dự định chuyển nhượng là 80 tỷ.
Câu hỏi 2 Theo Luật sư, ông Nguyễn Tuấn, bà Nguyễn Thị Mai, và ông Vũ Dũng cần đề nghị Công ty Hoàng Hiệp cung cấp các tài liệu, thông tin gì? Ba nhà đầu tư này cần tự thu thập, kiểm tra các tài liệu, thông tin gì về Công ty Hoàng Hiệp trước khi quyết định nhận chuyển nhượng toàn bộ số cổ phần từ đối tác.
* Khách hàng cần đề nghị Công ty Hoàng Hiệp cung cấp các tài liệu, thông tin sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp các lần sửa đổi, bổ sung nếu có.
- Điều lệ (bản đang có hiệu lực).
- Báo cáo tài chính 03 năm gần nhất.
- Sổ đăng ký cổ đông.
Hồ sơ liên quan đến các tài sản, dự án, hệ thống siêu thị và các vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty Hoàng Hiệp;
- Hồ sơ liên quan đến các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ còn tồn đọng với các cá nhân, tổ chức và người lao động.
Hồ sơ liên quan đến Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thuộc quyền thuê hoặc sử dụng của Công ty (nếu có); (đất thuê hay đất giao, thời hạn thuê/giao đất còn nhiều hay ít...) tiền sử dụng đất đã đóng như thế nào, tài sản có thế chấp vay vốn hoặc các nghĩa vụ khác không...
- Các tài liệu khác liên quan đến tình hình sản xuất, kinh doanh của Công ty này.
* Ba nhà đầu tư này cần tự thu thập, kiểm tra các tài liệu, thông tin về Công ty Hoàng Hiệp trước khi quyết định nhận chuyển nhượng toàn bộ số cổ phần từ đối tác là
- Tìm hiểu thông tin từ đối tác, khách hàng của Công ty Hoàng Hiệp về tình hình kinh doanh, uy tín kinh doanh của Công ty này;
- Tra cứu thông tin về tình hình hoạt động của Công ty Hoàng Hiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Tra cứu thông tin về việc còn nợ thuế hay nợ BHXH hay không?
Tình tiết bổ sung
Với các thông tin được cung cấp, ba nhà đầu tư đã quyết định sẽ thực hiện giao dịch nhận chuyển nhượng toàn bộ số có phần của các cổ đông trong Công ty Hoàng Hiệp,
Câu 3: Luật sư cần khách hàng cung cấp các tài liệu, thông tin gì và dự định tra cứu các văn bản pháp luật nào để phục vụ cho việc tư vấn?
* Luật sư cần khách hàng cung cấp các tài liệu, thông tin sau:
- Sổ đăng ký cổ đông/ giấy chứng nhận sở hữu cổ phần của từng cổ đông;
- Thông tin nhân thân của từng cổ đông;
* Các văn bản pháp luật cần tra cứu
- Luật Doanh nghiệp 2014;
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;
Câu hỏi 4. Luật sư hãy tư vấn cho ba nhà đầu tư những nội dung cơ bản của hợp đồng chuyển nhượng cổ phẩn để đàm phán với các cổ đông của Công ty Hoàng Hiệp? Luật sư cần có lưu ý gì cho các nhà đầu tư để hạn chế những tranh chấp, thiệt hại có thể xảy ra?
- Đối tượng hợp đồng;
- Giá chuyển nhượng;
- Phương thức và thời hạn thanh toán;
- Cam kết của các bên;
- Quyền và nghĩa vụ của các bên;
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.
- Giải quyết tranh chấp,
- Điều khoản chung
Các nhà đầu tư cần lưu ý đàm phán về điều khoản thanh toán là nên thuê bên thứ ba có thể là Ngân hàng phát hành một bảo lãnh thanh toán. Khi các cổ đông đề nghị Công ty tiến hành xong các thủ tục để ghi nhận tư cách cổ đông của khách hàng trên cơ sở hợp đồng chuyển nhượng cổ phần thì mới giải ngân.
Câu hỏi 5. Giả định rằng giao dịch chuyển nhượng cổ phần hoàn tất, Luật sư hãy soạn thảo văn bản tư vấn cho ba nhà đầu tư các thủ tục pháp lý cần phải tiến hành để ghi nhận tư cách cổ đông và thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Hoàng Hiệp.
V/v: Thủ tục ghi nhận tư cách cổ đông và thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Hoàng Hiệp
Kính gửi:
- Ông Nguyễn Tuấn
- Bà Nguyễn Thị Mai
- Ông Vũ Dũng
Căn cứ theo thông tin Quý Ông/Bà cung cấp liên quan đến việc nhận chuyển nhượng toàn bộ số cổ phần của các cổ đông hiện hữu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Hoàng Hiệp ("Công ty Hoàng Hiệp"), chúng tôi xin đưa ra tư vấn như sau:
I. Ghi nhận tư cách cổ đông mới trong Công ty
1. Căn cứ pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP;
- Điều lệ Công ty Hoàng Hiệp.
2. Thủ tục nội bộ:
- Sau khi hoàn tất giao dịch chuyển nhượng cổ phần, Công ty cần cập nhật Sổ đăng ký cổ đông theo khoản 1 Điều 121 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Cổ đông cũ không còn quyền và nghĩa vụ đối với phần cổ phần đã chuyển nhượng.
3. Hồ sơ lưu tại Công ty:
- Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần;
- Biên bản thanh toán;
- Danh sách cổ đông sau chuyển nhượng;
- Biên bản họp/Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (nếu cần).
II. Thay đổi người đại diện theo pháp luật
1. Thẩm quyền:
- Thuộc Đại hội đồng cổ đông theo Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020.
2. Thủ tục nội bộ:
- Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông để:
+ Bãi nhiệm người đại diện hiện tại (nếu có);
+ Bổ nhiệm người đại diện mới;
+ Sửa đổi Điều lệ Công ty;
+ Thông qua nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
3. Hồ sơ đăng ký thay đổi tại Sở KH&ĐT:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1);
- Biên bản họp và Quyết định của ĐHĐCĐ;
- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện mới;
- Giấy ủy quyền (nếu có).
4. Thời gian xử lý:
- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
III. Các việc cần thực hiện sau khi thay đổi
- Cập nhật thông tin trên con dấu, biển hiệu, hóa đơn, hồ sơ nội bộ.
- Thông báo cho ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác,...
- Cập nhật và rà soát các hợp đồng, giấy tờ nội bộ có liên quan.
IV. Lưu ý
- Cần kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân phát sinh từ việc chuyển nhượng cổ phần (nếu có);
- Việc chuyển nhượng phải tuân thủ quy định trong Điều lệ và không vi phạm thỏa thuận giữa các cổ đông cũ;
- Xem xét việc cập nhật, điều chỉnh Điều lệ Công ty phù hợp với định hướng hoạt động của cổ đông mới.
Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của chúng tôi. Nếu Quý Ông/Bà cần hỗ trợ soạn hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành.

* Yêu cầu về hình thức
- Thư phải được trình bày rõ ràng, mạch lạc, khoa học về mặt cấu trúc và đầy đủ các yếu tố của thư tư vấn.
* Yêu cầu về nội dung
Thư tư vấn phải đáp ứng đủ cấu trúc nội dung của lá thư tư vấn. Nội dung tư vấn cụ thể cần phân tích và nhận định được những vấn đề sau:
Các thủ tục pháp lý cần phải tiến hành để ghi nhận tư cách cổ đông
- Thực hiện theo khoản 2 Điều 126 Luật Doanh nghiệp 2014 "Việc chuyển nhượng được thực hiện bằng hợp đồng theo cách thông thường hoặc thông qua giao dịch trên thị trường chứng khoán. Trường hợp chuyển nhượng bằng hợp đồng thi giấy tờ chuyển nhượng phải được bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc đại diện ủy quyền của họ ký. Trường hợp chuyển nhượng thông qua giao dịch trên thị trường chứng khoản, trình tự, thủ tục và việc ghi nhận sở hữu thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng khoán"
- Các bên liên quan ký kết và thực hiện hợp đồng chuyển nhượng cổ phần.
- Tiến hành lập biên bản xác nhận về việc đã hoàn thành thủ tục chuyển nhượng cổ phần.
- Tiến hành chỉnh sửa, bổ sung thông tin trong Số đăng ký cổ đông của công ty.
- Tiến hành đăng ký thay đổi cổ đông theo quy định.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Luật sư tư vấn cho khách hàng các công việc cần thực hiện để chuẩn bị các hồ sơ sau liên quan đến việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:
Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Phụ lục II-2, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
- Bản sao hợp 20 tong các giấy tờ chức thực cá nhân của người hồng thể làm đại diện theo pháp luật của công ty
Quyết định và bàn sao hợp lệ hiệu bàn họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đột người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đôi gain the pathuật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty. Quyêt định và bả sao hop lê biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường ho việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chít kỳ của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư. Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy từ nêu trên, doanh nghiệp nộp kém theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư, Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (theo mẫu tại Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư);
- Trường hợp không phải Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cả nhân (1. Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực. 2. Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực), kèm theo: Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp và tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp muốn đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo quy định tại điều 33 Luật Doanh nghiệp) tại thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đề nghị nộp kèm hồ sơ đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không tính ngày lễ, Tết, thứ bảy, chủ nhật).